اهداف همایش را مشخص کنید .
اولین قدم در راهنمای برگزاری همایش این است که اهدافی مشخص و ملموس برای رویدادتان تعریف کنید . از خودتان بپرسید که چرا می‌خواهید چنین همایشی را برگزار کنید و امیدوارید بعد از برگزاری آن چه اتفاقی بیفتد و چه نتیجه‌ای به دست بیاورید .
فهرست :
تیم‌تان را بسازید .
برای این‌که بتوانید روند برنامه‌ریزی و برگزاری رویداد را به درستی طی کنید و حواس‌تان به تمام جزئیات باشد ، به یک تیم هماهنگ و خوب نیاز خواهید داشت . اولین کسی که باید انتخاب کنید ، مدیر رویداد یا مسئول برگزاری آن است . ممکن است خودتان بخواهید این مسئولیت را بر عهده بگیرید یا کس دیگری را انتخاب کنید و خودتان یک نقش نظارتی داشته باشید .
در ادامه ، مسئول هریک از زیرمجموعه‌های زیر هم باید انتخاب شود :
سالن همایش
سخنرانان همایش
بازاریابی و تبلیغات
اسپانسرها و حامیان مالی و رسانه‌ای
داوطلبان
خوراکی‌ها و سرگرمی
تاریخ برگزاری را مشخص کنید .
اگر یک همایش سالیانه یا ماهیانه یا هفتگی داشته باشید ، تاریخ برگزاری آن از قبل مشخص است . اما برای رویدادهایی که برای اولین بار برگزار خواهند شد ، باید یک تاریخ برگزاری انتخاب کنید . انتخاب‌تان را با در نظر گرفتن موارد زیر انجام دهید :
به اندازه‌ی کافی به خودتان زمان بدهید : برای همایش‌های بزرگ ، بهتر است ۴ الی ۶ ماه زمان برای برنامه‌ریزی و اجرای درست مراحل مختلف داشته باشید .
حواس‌تان به تقویم باشد : تعطیلات مختلف و دلیل آن‌ها را در نظر بگیرید . مثلا ممکن است بخواهید از تعطیلاتی که جنبه‌ی عزاداری دارند دوری کنید .
به جامعه‌ی هدف‌تان فکر کنید : مثلا اگر می‌خواهید دانش‌جویان در همایش‌تان شرکت کنند ، از تعطیلات اصلی و موقع استراحت آن‌ها دوری کنید .
با ذی‌نفعان و مشارکت‌کنندگان در همایش هماهنگ باشید : حتما تاریخ مورد نظرتان را با سخنرانان و مهمانان ویژه‌ی همایش هماهنگ کنید .
برندینگ را فراموش نکنید .
اگر می‌خواهید با همایش های دیگر متفاوت باشید ، یک تم خاص برای رویدادتان انتخاب کنید . بخش‌های مختلف همایش را براساس این تم کلی طراحی کنید و حواس‌تان به عنوان همایش هم باشد . انتخاب عنوان همایش ، بسیار مهم است و روی توجهی که به همایش شما می‌شود هم تاثیر خواهد داشت . برای برندینگ درست همایش ، به موارد زیر توجه کنید :
طوفان ذهنی برای انتخاب عنوان همایش : از خودتان و اعضای تیم این سوالات را بپرسید :
همایش شما با سایر همایش‌های این حوزه چه تفاوتی دارد؟
می‌خواهید با برگزاری این همایش ، چه پیامی را درمورد خودتان به مخاطب منتقل کنید؟
انتخاب تگ لاین : یک شعار تبلیغاتی کوتاه و جذاب بنویسید که به عنوان همایش و موضوع آن مربوط باشد و بتواند کنجکاوی مخاطب را برانگیزد .
طراحی لوگو : لوگو یا نشان تجاری می‌تواند یک ابزار موثر در برندینگ همایش باشد . استفاده از این نشان در تمام پروموشن‌های آنلاین و آفلاین قبل از همایش و هم‌چنین نشاندن آن روی اقلام تبلیغاتی در روز همایش ، اقدامات خوبی در جهت ساختن برند همایش‌تان هستند .
برنامه‌ی کلی همایش را بنویسید .
این برنامه باید تمام جوانب همایش را پوشش دهد :
مدیریت سالن ، خوراکی‌ها و سایر اقلامی که توزیع خواهند شد .
سخنرانان
فعالیت‌های جانبی و سرگرمی
تبلیغات و پروموشن
نحوه‌ی ثبت‌نام در همایش
مدیریت شرکای تجاری و حامیان مالی و رسانه‌ای
رهبری داوطلبان
مدیریت تیم برگزاری (با نرم‌افزار مدیریت پروژه )
شرکای تجاری و حامیان مناسب را پیدا کنید .
از چه سازمان‌هایی می‌توانید به عنوان شریک همایش یا حامی آن کمک بگیرید تا هزینه‌های برگزاری کاهش پیدا کنند و احتمال استقبال مخاطبین بیش‌تر شود ؟ وقتی نام یک سازمان کنار نام همایش شما قرار بگیرد ، آن ها هم تلاش خواهند کرد تا برای حفظ شهرت‌شان همایش به بهترین شکل ممکن برگزار شود .
به بازاریابی و تبلیغات توجه کنید .
حتی اگر بهترین سخنرانان دنیا را داشته باشید و مجموعه‌ای از فعالیت‌های جانبی سرگرم‌کننده تدارک دیده باشید هم بدون تبلیغات درست نخواهید توانست سالن همایش را پر کنید .
برای بازاریابی قبل از همایش ، روز همایش و بعد از همایش برنامه‌ریزی کنید .
بودجه‌ی همایش را مشخص کنید .
بودجه‌ی شما باید هزینه‌ی تمام مواردی که در برنامه‌ی کلی همایش آمده‌اند را پوشش دهد . هزینه‌های جانبی مثل خرید بلیت رفت و برگشت برای سخنرانان و مهمانان ویژه‌ی دعوت شده را هم در نظر داشته باشید .
فرآیند ارزیابی را تعیین کنید .
راهنمای برگزاری همایش فقط به چند ماه قبل از آن و روز برگزاری محدود نمی‌شود . شما باید بتوانید در انتهای کارتان ، نتایج به دست آمده را براساس اهداف اولیه بسنجید . مشخص کنید که چه آماری برای سنجش میزان موفقیت بررسی خواهند شد . تعداد بلیت‌های فروخته‌شده ؟ چند بار در شبکه‌های اجتماعی به اشتراک گذاشته شده ؟ تعداد لیدر های جدید فروش ؟
برگزاری همایش مراحل مختلفی دارد و هر مرحله پیچیدگی‌های خاص خودش را دارد در این راهنمای برگزاری همایش سعی کردیم به نکاتی کلی که باید در فرآیند برنامه‌ریزی و برگزاری همایش در نظر داشته باشید ، اشاره کنیم .
