نحوه تنظیم Voicemail تجاری

آخرین به روز رسانی در تاریخ 2 اکتبر 2019

وقتی با یک شماره تلفن مشاغل تماس می گیرید ، اغلب با یک تبریک صوتی پست الکترونیکی که به شما کمک می کند تا از طریق فهرست تلفن و مراحل بعدی راهنمایی شوید ، مورد استقبال قرار می گیرید.

این تبریک های صوتی باعث می شود تا تجارت کوچک شما حرفه ای به نظر برسد ، و می توانند به افزایش فروش و همچنین افزایش رضایت مشتری کمک کنند.

در این مقاله به شما نشان خواهیم داد که چگونه می توانید یک پیام تبریک صوتی را برای فروشگاه ، تجارت یا وبلاگ آنلاین خود تنظیم کنید. ما همچنین بهترین نمونه های تبریک پست صوتی را به شما نشان می دهیم که می توانید به عنوان یک الگو استفاده کنید.

چرا Voicemail برای تجارت شما مهم است؟

بیش از 88٪ از جستجوهای محلی در دستگاه های تلفن همراه در تماس تلفنی به پایان می رسند. عمدتا به لطف کلیک زیاد برای تماس با دکمه هایی که در نتایج جستجوی محلی Google ظاهر می شوند.

برای بسیاری از مشاغل کوچک ، ممکن است پاسخ به همه تماس ها بلافاصله امکان پذیر نباشد. بعضی اوقات ممکن است مشتریان بعد از ساعت کاری تماس بگیرند و شما ممکن است در آن زمان مشغول کار باشید و یا هیچ پرسنلی در دسترس نداشته باشید.

اینجاست که تبریک پست صوتی شما وارد می شود.

برای بسیاری از مشتریان ، این اولین تماس آنها با تجارت شما خواهد بود. عدم تنظیم سلام پست الکترونیکی می تواند باعث شود مشتری در مقابل رقیب خود گم شوید.

از طرف دیگر ، عدم دستیابی به پیام تبریک صوتی نیز می تواند عواقب جدی داشته باشد. ممکن است مشتری ها آویزان نشوند ، از این طریق پیگیری نکنند ، یا به سادگی با رقبای شما ارتباط برقرار کنند.

گفته می شود ، اجازه دهید نگاهی به نحوه درست تبریک پست صوتی برای کسب و کار آنلاین خود بیاندازیم.

بهترین راه برای تنظیم Voicemail

به طور معمول ، صاحبان مشاغل کوچک برای مدیریت تماس ها از شماره تلفن ثابت یا شماره تلفن همراه استفاده می کنند. اگرچه ممکن است کار به پایان برسد ، آنها به شما اجازه نمی دهند تماس های تجاری را به درستی مدیریت کنید یا یک تبریک صوتی خودکار خودکار را تنظیم کنید.

بهترین راه برای مدیریت تماس های تجاری استفاده از خدمات تلفن تلفنی است. بسیاری از مشاغل کوچک از شماره تلفن های تجاری مجازی استفاده می کنند ، زیرا به آنها امکان می دهد تماس های تجاری را بدون آسیب رساندن به حریم خصوصی خود ، مدیریت کنند.

برخلاف تلفن ثابت یا شماره تلفن همراه ، از اینترنت برای مدیریت تماس استفاده می کند. اصطلاح رسمی این فناوری به سرویس تلفن VoIP (VoIP Internet پروتکل) گفته می شود.

استفاده از خدمات تلفن تلفنی مزایای زیر را نسبت به تلفن ثابت و تلفن همراه به شما می دهد.

• می توانید ساعت کاری خود را تنظیم کرده و بر اساس زمان روز ، تبریک های صوتی مختلفی را که باید پخش شود ضبط کنید.
• می توانید یک شرکت کننده خودکار را تنظیم کنید ، برنامه های افزودنی را برای مسیریابی تماس ها اضافه کنید ، به کاربران اجازه دهید یک پیام صوتی و موارد دیگر را ترک کنند.
• این دستگاه در رایانه ، رایانه لوحی ، تلفن میز و حتی بر روی تلفن همراه شما با استفاده از برنامه ها کار می کند.
• چند کاربر می توانند بدون توجه به موقعیت مکانی خود از همان شماره تلفن استفاده کنند.
• شما به راحتی می توانید بدون تماس با تکنسین یا خرید تجهیزات جدید ، به کارمندان جدید دسترسی پیدا کنید.

توصیه می کنیم از Nextiva استفاده کنید زیرا این شرکت بهترین ارائه دهنده خدمات تلفن در تجارت است. آنها مجموعه ای کامل از ویژگی های با پانل سرگرمی مبتنی بر وب و برنامه های کاربردی را برای تلفن شما ارائه می دهند.

ما از Nextiva در مشاغل خود برای مدیریت تماس های WPBeginner و سایر ویژگی های انگیزه عالی استفاده می کنیم.

اگر می خواهید یک راه حل متفاوت ، پس از آن به RingCentral نگاهی بیندازید. این یکی دیگر از خدمات تلفن شغلی عالی است. آنها یک سیستم عامل فوق العاده غنی از ویژگی های مختلف ارائه می دهند ، با ابزارهای زیادی برای مدیریت تبریک صوتی ، حضار خودکار ، پیام های صوتی ، متن های مکالمه و موارد دیگر.

پس از تنظیم سرویس تلفن تجاری ، می توانید با استفاده از آسان دنبال کردن تنظیمات ، تبریک صوتی را تنظیم کنید.

نمونه های تبریک صوتی برای مشاغل

برخی قوانین اساسی وجود دارد که برای ایجاد مؤثرترین تبریک پست صوتی باید رعایت کنید.

• از کلیشه هایی مانند “تماس شما برای ما مهم است” جلوگیری کنید ، آنها بیش از حد مورد استفاده قرار می گیرند و دیگر احساس صمیمیت نمی کنند.
• اطمینان حاصل کنید که ضبط صدای پست صوتی شما دوستانه و شخصی به نظر می رسد.
• سعی کنید به نظر نمی رسد که از یک فیلمنامه می خوانید.
• اگر می توانید ، سپس یک هنرمند صدا را استخدام کنید تا به شما در ضبط سلام پست صوتی کمک کند. حتی می توانید شخصی را در Fiverr پیدا کنید.
• اطمینان حاصل کنید که پست صوتی شما اطلاعات مهمی مانند ساعات کاری و اطلاعات تماس را در اختیار شما قرار می دهد.

در زیر برخی از الگوهای تبریک پست صوتی وجود دارد که می توانید برای تجارت خود استفاده کنید.

مثالهای تبریک پست صوتی غیرفعال ساعت

این تبریک صوتی هنگامی پخش می شود که مشتریان پس از ساعات کاری یا آخر هفته با شما تماس بگیرند. اطمینان حاصل کنید که این پیام پست صوتی در مورد ساعات اداری ، راههای جایگزین برای دستیابی به خدمات به مشتری یا مکان ذخیره ، به کاربران اطلاع می دهد.

“سلام ، شما به [نام تجاری] رسیده اید. از شنبه تا چهار شنبه از طریق [9 صبح] تا [6 عصر] [PST] از طریق تلفن در دسترس هستیم. همچنین می توانید از فرم تماس با ما در وب سایت ما ، [www.example.com] استفاده کنید تا پیامی برای ما بگذارد و ما از طریق ایمیل به شما باز می گردیم. اگر دوست دارید با شما تماس بگیریم ، لطفاً با یک پیام کوتاه نام و شماره خود را بگذارید و تیم ما در اسرع وقت به شما باز می گردد. “

“سلام ، شما به [نام تجاری] رسیده اید. ما در حال حاضر قادر به پاسخگویی به تماس شما نیستیم. ساعت اداری ما [ساعت کاری] دوشنبه تا جمعه است. فروشگاه ما در [محل فروشگاه] در آخر هفته برای مشتریان باز است. همچنین می توانید از طریق چت زنده در وب سایت ما [www.example.com] [24 ساعت در روز 7 روز در هفته] با ما تماس بگیرید. اگر این فوری ضروری نیست ، و دوست دارید ما به ما پاسخ دهیم ، لطفاً پس از بوق ، نام و شماره خود را بگذارید. “

همانطور که مشاهده می کنید هر دو نمونه اطلاعات مهم را ارائه می دهند و به مشتریان راههای متفاوتی برای تماس از طریق چت زنده یا فرم تماس با ما ارائه می دهند.

نمونه های تبریک پست صوتی تعطیلات

این پیامهای تبریک می تواند در طول تعطیلات ضبط شود.

“سلام ، شما به [نام تجاری] رسیده اید. تیم ما در حال حاضر برای گذراندن تعطیلات با دوستان و خانواده از دفتر خارج است. ما به کار [روز و ساعت] باز خواهیم گشت. لطفا نام و شماره خود را با ما در میان بگذارید و ما به شما ASAP باز می گردیم. [تعطیلات مبارک (یا تبریک مناسب برای آن تعطیل)] ”.

“تعطیلات شاد! تیم ما در [نام تجاری] تا [تاریخ] دور است. اگر یک مشتری موجود هستید ، هنوز می توانید یک بلیط پشتیبانی را در وب سایت ما باز کنید ، ما سعی خواهیم کرد تا طی 24 ساعت آینده به شما برگردیم. شما همچنین می توانید از طریق چت زنده یا فرم تماس با ما در وب سایت [www.example.com] با ما تماس بگیرید. اگر فوری نباشد ، می توانید پس از بوق ، نام و شماره خود را برای ما بگذارید. ما تماس شما را در اسرع وقت بر می گردیم. “

سلام ، شما به [نام شرکت] رسیده اید. ما برای (نام تعطیلات) بسته ایم و به [تاریخ و ساعت] باز می گردیم. در صورت نیاز به پاسخ فوری ، می توانید به ما در (email_address) از طریق ایمیل ایمیل بزنید ، ما سعی خواهیم کرد تا طی 24 ساعت به همه ایمیل ها پاسخ دهیم. شما همچنین می توانید برای ما پیامی بگذارید و ما بعد از تعطیلات (سال نو / تعطیلات مبارک) به شما باز خواهیم گشت. “

همانطور که می بینید این پیام های صوتی از طریق ایمیل تا حد امکان اطلاعات را در اختیار مشتریان قرار می دهد. این سلام ها همچنین اطمینان می دهد که مشتریان می دانند چگونه می توانند با استفاده از روش های تماس متناوب در طول تعطیلات ، پاسخ سریع تری کسب کنند.

نمونه های پیام تبریک دور پیام صوتی دور / شلوغ

اگر مشغول کار هستید ، دور هستید و یا کم کار هستید و نمی توانید فوراً به تماس های مشتری پاسخ دهید ، می توانید به عنوان نمونه از این سلام ها استفاده کنید.

“سلام ، شما به [نام تجاری] رسیده اید ، ما در حال حاضر قادر به تماس شما نیستیم اما دوست داریم شما را ASAP تماس بگیریم. لطفاً پس از بوق ، نام و شماره خود را برای ما بگذارید. “

سلام ، ما در حال حاضر از تلفن دور هستیم. اگر خیلی فوری نباشد ، می توانید از طریق (آدرس ایمیل) به ما ایمیل دهید. در غیر این صورت لطفاً نام و شماره خود را پس از بوق بگذارید و سریعاً با شما تماس خواهیم گرفت. “

اگر تنها کسی هستید که به تماسها پاسخ می دهید ، می توانید آن را به یک پیام پست صوتی شخصی تبدیل کنید.

سلام ، شما به (نام شما) رسیده اید. من در حال حاضر قادر به پاسخگویی به تلفن نیستم. می توانید برای من ایمیل بفرستید (آدرس ایمیل) یا می توانید پس از بوق نام و شماره خود را بگذارید و من در اسرع وقت با شما تماس می گیرم. “

Voicemail خود را امتحان کنید و بهبود دهید

یکی دیگر از دلایل عالی برای استفاده از خدمات تلفنی حرفه ای این است که می توانید تمام تماس های خود را ردیابی کرده و گزارش های مفصلی درباره آنها مشاهده کنید. به عنوان مثال ، به این ترتیب صفحه تجزیه و تحلیل تماس Nextiva به نظر می رسد.

باید ردیابی کنید که چگونه بسیاری از کاربران هر پیام تبریک صوتی را می شنوند و چگونه پاسخ دادند. تبریک های پیام صوتی با امتیاز بیشتری از مشتریانی که پیامی را ارسال می کنند ، کارآمد هستند.

پیام های صوتی که حتی به طور کامل شنیده نمی شود ، یک شکست است.

توصیه می کنیم پیام های صوتی مختلف را امتحان کنید تا تعادل کاملی پیدا کنید. به روزرسانی به طور مرتب از ارسال نامه پست صوتی شما می تواند به شما کمک کند تا شکاف های ارتباطی را که حتی نمی دانید وجود داشته باشد را پر کنید.

پیام های Voicemail خود را دنبال کنید

اکنون که سلام پیام صوتی متعادل ، آموزنده و دوستانه را تنظیم کرده اید ، مرحله بعدی حتی بسیار مهم است.

چه اتفاقی می افتد بعد از اینکه مشتری برای شما پیام صوتی را ترک کرد؟

اگر از سیستم تلفن حرفه ای حرفه ای استفاده می کنید ، به راحتی می توانید آن پیام ها را ردیابی و پاسخ دهید.

اطمینان حاصل کنید که شما و کارمندانتان به همان اندازه برای یک پیگیری سریع آماده هستید. برگشت سریع می تواند در تقویت روابط تجاری و بسته شدن فروش مسیری طولانی طی کند.

امیدواریم این مقاله به شما کمک کند یاد بگیرید که چگونه پیام تبریک صوتی را برای تجارت آنلاین خود تنظیم کنید. همچنین ممکن است بخواهید راهنمای ما در مورد نحوه ایجاد یک خبرنامه ایمیل برای تجارت خود را ببینید.