روز اسناد ملی

17 ارديبهشت ماه روز اسناد ملي است: روزي که قرار است در آن اهميت حفظ اسناد به مردم و مسئولان يادآوري شود. اينکه در فلان روز در فلان سال ايران و عثماني صلح کردند، زمين هاي قلهک در فلان تاريخ فروخته شد يا جد بزرگ خانواده احمدي کيست همه و همه در اسناد معنا پيدا مي کند.

انسان در طی قرون متمادی و در خلال رویارویی با حوادث گوناگون به تجربیات ارزشمندی دست یافته است. تاریخ، مجموعه تمامی این تجربیات است. عدم بهره مندی از این دستاورد گرانبها و سرمایه عظیم بشری می تواند ضمن آنكه به تكرار خطاها و اشتباهات گذشته بیانجامد باعث گسستگی نسل امروز با نسلهای پیشین شود. اسناد ملی هر كشور به منزله گنجینه ای گرانبها است كه به پلی ارتباطی بین گذشته و آینده آن سرزمین می ماند و می بایست از آن محافظت به عمل آید.

— تاریخچه آرشیو در ایران
رسم نگهداری و حفاظت از اسناد و مدارك دولتی در ایران از دیرباز رایج بوده است. در دوران هخامنشیان هسته مركزی و زیربنای تشكیلات اداری امپراطوری را “بایگانی سلطنتی” تشكیل می داد. در حقیقت مغز متفكر سازمان اداری، رئیس بایگانی سلطنتی بود كه فرمان های شاه را به زیردستان ابلاغ می كرد؛ وی مسئول ضبط و ربط مكاتبات حكومتی، فرمان ها و دستورهای شاه و دیگر وقایع مهم روز بود. پس از فتح ایلام، ایرانیان با لوحه های گلی آشنا شدند و از كاربرد آن در امور تجاری و اداری اطلاع یافتند.

ایرانیان در میانه قرن پنجم پیش از میلاد از موادی مانند: چرم و پاپیروس برای نوشتن استفاده می كردند. اما به سبب آسیب پذیری این مواد، اسناد و مدارك دوره هخامنشی دوام زیادی نیاورد و بیشتر آنها از بین رفت. اسناد باقی مانده از دوران هخامنشی در مقایسه با اسناد موجود در آرشیوهای منطقه، بسیار اندك است. خوشبختانه با وجود ظرافت و آسیب پذیری این اسناد، معدودی از آنها كه از چرم و پاپیروس بوده، در شنزارهای مصر پیدا شده است. یكی از این گنجینه های پر ارزش، یك كیسه پستی حاوی چندین نامه است. این نامه ها كه به دلایل نامعلومی به مقصد نرسیده، حاوی دستورهایی به افراد مختلف بوده و در سال های 410 تا 411 پیش از میلاد نوشته شده است.

بی تردید سازمان های آرشیوی سلطنتی ایران در بابل، اكباتان، شوش، پرسپولیس و دیگر شهرهایی كه محل زندگی شاهان ایرانی بود، وجود داشته است. پس از تسلط یونانیان بر ایران، اسكندر با بهره گیری از شیوه ها و بنیادهای آرشیوی ایرانیان، سازمان آرشیوی سلطنتی ایران را توسعه داد و حتی هنگامی كه نسخه های اصلی اسنادش دریك آتش سوزی از بین رفت، بی درنگ دستور داد با استفاده از رونوشت اسناد كه در اختیار فرماندهان نظامی بود، اسناد از بین رفته را بازنویسی كنند.

در دوران پس از اسلام نیز با توجّه به تأکید فراوان آموزه های اسلامی روی فرهنگ کتابت، حجم اسناد مکتوب و طبیعتاً نیاز به سازماندهی و نگهداری آنها را افزایش داد. همچنین اهتمام مسلمانان در امر کتابت و پاسداری از قرآن شریف خود نقش بسزائی در سیر رو به جلوی این فرایند، ایفا کرده است. جالب است بدانید؛ طولانی ترین آیه قرآن نیز، به موضوع ثبت اسناد و کتابت آنها اختصاص دارد.

شیوه ایرانیان در نگهداری اسناد دیوانی، بعدها چنان گسترش یافت كه معمول دیگر حكومت ها نیز گردید. آنان شیوه ایرانیان را در حفظ و نگهداری اسناد، در سرزمین های خویش نیز به كار بردند. در دوره صفویه رونوشت تمام ارقام مربوط به امور مالی و احكام و نشانه ها و نامه ها و اسناد در دفاتر مخصوصی ثبت می شد. محل نگهداری این دفترها كه “انبار دفترخانه دیوان اعلا” نام داشت ظاهراً عمارت چهلستون بود.

در دوره قاجاریه از زمان فتحعلی شاه، اسناد و مكاتبات و سواد فرمان ها در دربار نگهداری می شد و آرشیو جزو اداره بیوتات به شمار می رفت. از زمان ناصرالدین شاه، علاوه بر بخش نگهداری اسناد دربار، اسناد سیاسی در وزارت امور خارجه و اسناد مالی در دستگاه میرزا یوسف خان مستوفی الممالك گردآوری می شد، اما روش صحیحی برای نگهداری اسناد و نوشته ها وجود نداشت. سرانجام در سال 1278 خورشیدی وزارت خارجه به پیروی از روش بایگانی كشورهای اروپایی، بایگانی خود را مرتب كرد.

پس از انقلاب مشروطه و در طی سال های 1280 تا 1309 خورشیدی اقدام هایی برای به كاربردن روش های نوین بایگانی با استفاده از دانش و تجارت هیات های فرانسوی و بلژیكی انجام گرفت. سرانجام در اردیبهشت ماه 1309 تاسیس مركزی برای حفظ اسناد دولتی در جلسه هیات وزیران به تصویب رسید. به این ترتیب تا سال 1345 كه لایحه تاسیس ((سازمان اسناد ملی ایران)) به هیات دولت ارائه شد، هرچند وقت، یك بار لوایحی در این باره مورد بررسی قرار می گرفت.

پس از طرح لایحه مزبور در 23/8/45 و طی مراحل مختلف رد و قبول، سرانجام در جلسه هفدهم اردیبهشت ماه 1349 مجلس شورای ملی قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران را به تصویب رساند و برای اجرا به دولت ابلاغ کرد. بدین سان مقدمات تشكیل آرشیو ملی ایران به عنوان پاسدار فرهنگ و هویت تاریخی كشور به وجود آمد.

— ترکیب شورای سازمان
به موجب ماده چهارم قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران، شورای سازمان مركب از اشخاص زیر است:
1- وزیر امور خارجه.
2- وزیر فرهنگ و آموزش عالی
3- دادستان كل كشور
4- دبیركل سازمان امور اداری و استخدامی كشور
5- دادستان دیوان محاسبات
6- دو نفر از اشخاص متبحر در فرهنگ و تاریخ ایران،که این اشخاص به پیشنهاد وزیر فرهنگ و آموزش عالی و تصویب هیات وزیران كه برای مدت سه سال انتخاب می شوند و انتخاب مجدد آنها بلامانع است. بجای اعضای مذكور در چهار بند اول ممكن است، معاونین آنها حضور یابند. اعضای شورا از بین خود یك نفر را به عنوان رئیس انتخاب می كنند.

— ادغام بزرگ
در تاریخ 2/6/1381 با مصوبه شورای عالی اداری با ادغام سازمان اسناد ملی ایران و کتابخانه ملی ایران ، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران تأسیس شد و سازمان اسناد ملی به عنوان یک معاونت در این سازمان فعال است.
17 اردیبهشت هر سال روز اسناد ملی در ایران است که به گفته مسئولان معاونت اسناد ، کشور مالزی نیز به پیروی از ایران روزی را در کشور خود به عنوان روز اسناد ملی نامگذاری کرده اند.

در پایان به دو بخش از بخش هایی که ممکن است برایتان تازگی داشته و جالب باشد (از ساختار سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران)، می پردازیم.

— آرشیو شفاهی
شاید برایتان قابل توجه باشد که بدانید در سازمان اسناد ملی بخشی بنام “آرشیو شفاهی” وجود دارد. در این بخش هر یک از افراد هنرمند، سیاستمدار، دانشمند، پزشک، مهندس، می توانند تجربیات، مشاهدات و خاطرات خود را برای آیندگان باز گویند. این اسناد شفاهی نیز حامل پیام های فرهنگی و اجتماعی هستند که تمامی آحاد مردم و نه تنها پژوهشگران می توانند پیشینه ی فرهنگی خود را در آن کشف کنند.

— بخش آثار دست نوشته
برای نخستین بار در ایران آرشیو تخصصی برای نگهداری از اسناد و دستنوشته های هنرمندان، نویسندگان، شعرا و تمام مشاهیر کشور راه اندازی می شود. اکنون دست نوشته های تعدادی از مفاخر و نویسندگان بنام همچون ملک الشعرای بهار، جمالزاده، پروین اعتصامی، پژمان بختیاری و… در اختیار سازمان اسناد ملی ایران قرار گرفته است اما هنوز بخش عمده ای از آثار این بزرگان در اختیار خانواده های آنهاست که در صورت همکاری آنها با سازمان اسناد ملی و حتی ارائه نسخه های کپی این دست نوشته ها نیز می توان برای تکمیل این آرشیو تخصصی در کشور اقدام کرد.