همایش چیست؟

همایش به طور کلی به عنوان یک جلسه که چند نفر در مورد یک موضوع خاص بحث میکنند تصور میشودکه اغلب با یک قرارداد، همایش ها و سمپوزیوم اشتباه گرفته شود. در حالی که یک همایش از سایرین از نظر اندازه و هدف متفاوت است، این اصطلاح می توان بعنوان یک مفهوم کلی بکار گرفته شود .کنوانسیون بزرگتر از یک همایش است، که یک گردهمایی از اعضا به نمایندگی از چند گروه است.

در یک همایش، ایده های جدید توزیع شده و اطلاعات جدید در میان کارشناسان رد و بدل میشود. هدف آن می تواند یکی از موارد زیر را در بر بگیرد:

همایش علمی یک تجمع دانشمندان و دانشگاهیان است ، که در آن یافته های پژوهش ارائه شده و یا یک کارگاه اداره میشود.

همایش تجارت برای افرادی که در یک شرکت و یاصنعت مشترک شاغل هستند برگزار می شود. آنها به منظور بحث در مورد روندها و فرصت های جدید مربوط به تجارت گرد هم می آیند همایش تجارت در مقیاس بزرگتر صورت میگیرد. علاوه بر بازرگانان، تعدادی از اعضا از افراد جامعه هستند که به منظور ارتباط با فروشنده ها و ایجاد ارتباطات جدید حضور پیدا میکنند. چنین همایشی متشکل از کارگاه ها و سخنرانی های کاغذ سفید است.

unconference متفاوت از همایش های سنتی است که در آن از هزینه های بالا، سلسله مراتب سازمانی از بالا به پایین و سخنرانیهای حمایت شده جلوگیری میشود . تمام شرکت کنندگان به همان اندازه در مورد موضوع آگاه و بحث به صورت بازو معمولا بدون بلندگو و گردآوری نشان یابی شده صورت میگیرد.

اکثر همایش ها، دارای یک یا چند سخنرانان کلیدی هستند که سخنرانی را ارائه میدهند. این در همایش آکادمیک و تجارت معمول است. سخنرانان انتخاب شده دارای شخصیت های برجسته در زمینه های مربوطه هستند و حضورآنها به منظور جذب بیشتر مردم برای شرکت در همایش است.

انواع مختلفی از همایش ها وجود دارد:

جلسه یک گردهمایی غیر جدی و گاه به گاه و شامل تنقلات و سرگرمی است. سمینار منظور بحث در مورد یک موضوع خاص سازماندهی شده است. این سمینار ها معمولا فرهنگی و در طبیعت هستند ودر پایان این سمینار رشد اطلاعات و توانمندی های علمی از شرکت کنندگان انتظار می رود . کارگاه آموزشی فراتر از یک تجربه فیزیکی برای شرکت کنندگان با نمایش و اثبات و فعالیت است، مقدار زمان هریک از سخنرانان گروه محدود است همایش میز گرد یک گردهمایی از همسالان به منظور تبادل افکار و نظرات در یک موضوع خاص است ، که معمولا سیاسی یا تجاری است. تعداد محدودی از شرکت کنندگان در یک میز گرد حضور دارند، به طوری که هر کس می تواند با دیگران روبه رو باشد
در برنامه ریزی یک همایش به چک لیست ها دقت کنید:

برای نتایج ملموس از یک همایش، باید قبلا برنامه ریزی دقیقی به خوبی شده باشد. همه جنبه های مهم این همایش باید پوشیده شود، بنابراین بهتر است یک چک لیست نگه داری شود .یک برنامه پشتیبان برای مدیریت امور غیر منتظره همیشه لازم است. برنامه ریزی زمانی بهتر کار میکند که افراد در کمیته برنامه ریزی و اجرایی دارای نقش ها و مسئولیت های محوله مشخص باشند. در مرحله اول، هدف از این همایش باید به وضوح قابل درک باشد. بودجه باید تعریف شده باشد. در حالی که برخی از شرکت ها دارای اتاق های همایش به اندازه کافی بزرگ به منظور ترتیب دادن این رویداد هستند ، مکان خارجی دیگری نیز اغلب مورد نیاز است. مزیت استفاده از یک اتاق همایش در هتل این است که هزینه های محل اقامت ممکن است در نرخ تخفیف دار ارائه گردد. یکی از نیاز برای پایین ترین قیمت در مکانهای مختلف که با مشخصات این همایش مذاکره. eVenues.com جستجوی آنلاین و رزرو امکانات را برای همه نوع رویداد ، به ویژه همایش ارائه می دهد.

هنگامی که تاریخ، زمان و محل برگزاری این همایش ثابت هستند، در دسترس بودن تمام مجریان، فروشندگان، شرکت کنندگان و مهمانان ویژه باید تثبیت شود. فرم ثبت نام باید به خارج فرستاده و هنگامیکه به عنوان پاسخ در می آیند، آنها باید برای ثبت نهایی تعداد شرکت کنندگان ثبت و نگهداری شوند. این برای ترتیب دادن تدارکات همایش، از قبیل رزرو پرواز، محل اقامت و ماشین های سواری برای شرکت کنندگان مهم مانند، سخنران و مهمانان ویژه ضروری است. بر اساس موضوع این همایش، دعوتها و مواد دستور جلسه و مجلات باید طراحی شود. نام و آرم حامیان مالی باید در این اعلامیه برای تبلیغات گنجانده شده است.

قواعد سرانگشتی در هنگام انتخاب محل برگزاری همایش به شرح زیر میباشد:

آیا اتصال Wi-Fi و زیرساخت های فنی برای حمایت از تعدادی از شرکت کنندگان وجود دارد؟ این شامل امکانات صوتی و تصویری، پروژکتور و تجهیزات ارتباطی مانند تلفن، بلندگو و میکروفن است.

آیا ساختمان بسته به آّب و هوا و فصل سیستم تهویه مطبوع و گرمایش مناسب دارد ؟

آیا یک اتاق جلسه جداگانه مورد نیاز است؟ وهم در مورد زیرساخت برای بلندگو، به عنوان مثال، سکوی مخصوص جلوس اشخاص برجسته و ایستاده

آیا محل برگزاری امکانات سلف غذا دارد؟ خوراک و وعده های غذایی مورد نیاز خواهد بود، و یک اتاق ناهار خوری خصوصی بهتر است.

آیا شرایط کافی برای پارکینگ خودرو وجود دارد؟ آیا امنیت در محل وجود دارد؟

قبل از رویداد واقعی فهرستی از برنامه با جزئیات باید آماده باشد؛ که این شامل ترتیب فعالیت ها، فهرست سخنرانان و وقفه برای سرو تنقلات ها و وعده های غذایی است. داوطلبان باید برای کمک و راهنمایی شرکت کنندگان در همایش مشخص شوند .برنامه و سایر جزئیات مهم باید با این داوطلبان به اشتراک گذاشته شود و آنها باید در پیشبرد مسئولیت رسیدگی به پرس و جو آموزش داده شده باشند.